Savaco’s privacyverklaring Rekrutering & Selectie via Teamtailor
Savaco nv hecht veel belang aan de bescherming van je privacy en de correcte verwerking van persoonsgegevens.
Lees deze privacyverklaring aandachtig. We leggen uit waarom en hoe we jouw persoonsgegevens verwerken in het kader van sollicitaties en selectie, hoe we die beveiligen en hoe lang we ze bewaren. We bewaren je gegevens zo veilig als redelijkerwijs mogelijk en beschermen ze tegen verlies en ongeoorloofde toegang of verstrekking. We verwerken jouw persoonsgegevens conform de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG” of “GDPR”).
Door te solliciteren via ons sollicitatieplatform bevestig je dat je deze privacyverklaring hebt gelezen en begrepen en ermee akkoord gaat.
1. Definities
In deze privacyverklaring wordt verstaan onder:
- Savaco nv (“Savaco”, “wij”): de verwerkingsverantwoordelijke.
Maatschappelijke zetel: Beneluxpark 19, 8500 Kortrijk – Ondernemingsnr: BE0442901901
- Teamtailor (“het Platform”): leverancier van het Platform en verwerker die persoonsgegevens verwerkt in opdracht van Savaco.
- Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
- Verwerking: elke bewerking op persoonsgegevens (verzamelen, opslaan, raadplegen, delen, wissen, …).
- Kandidaat / Gebruiker: elke persoon die via het Platform solliciteert, gegevens achterlaat, met ons chat of door ons wordt benaderd (bv. via sourcing).
2. Wie verwerkt je gegevens en via welk systeem?
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle sollicitatie- en selectieprocedures bij Savaco waarbij gebruik wordt gemaakt van het sollicitantenopvolgsysteem Teamtailor (het “Platform”).
Je sollicitatiegegevens worden verwerkt via het sollicitantenopvolgsysteem Teamtailor. In het Platform wordt jouw sollicitatie geregistreerd en kunnen je gegevens zichtbaar zijn voor:
- de betrokken recruiters
en HR-medewerkers van Savaco;
- de leidinggevenden
en/of interviewers die betrokken zijn bij de selectie voor de vacature;
- eventuele externe partijen die Savaco ondersteunen bij selectie (alleen indien van toepassing, en onder contract).
Toegang tot gegevens gebeurt zoveel mogelijk op een “need-to-know” basis en onder vertrouwelijkheid.
Op de verwerking van je persoonsgegevens is de Verordening (EU) 2016/679 (hierna ‘GDPR’) van toepassing. Vanaf 5 september 2018 is de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van toepassing. Naar deze wetgeving wordt verwezen als ‘Gegevensbeschermingswetgeving’.
Savaco treft passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en onrechtmatige verwerking.
3. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Afhankelijk van de vacature en je sollicitatie kunnen we volgende (categorieën van) gegevens verwerken:
Identificatie- en contactgegevens
- naam, voornaam, adres (optioneel), e-mailadres, telefoonnummer
Sollicitatie- en loopbaangegevens
- cv, motivatiebrief, werkervaring, opleiding, certificaten
- competenties, talenkennis, beschikbaarheid, salarisverwachting (indien gevraagd)
- antwoorden op selectievragen, interviewnotities, evaluatiescores
Documenten die je uploadt
- diploma’s, attesten, referenties, portfolio, rijbewijs (indien relevant voor de functie), assessmentresultaten
Assessmentprofiel
- Documenten verkregen via het online assessment
Online gegevens (indien je die koppelt of wij publiek vinden)
- gegevens uit LinkedIn/Facebook of andere publieke bronnen (bv. profielinformatie, professionele ervaring), voor zover relevant voor de rol
Communicatiegegevens
- e-mails, berichten via het Platform, chatberichten (indien relevant voor je kandidatuur
Beeld en video
- video-antwoorden of opname van (online) interviews
Bijzondere categorieën van gegevens
In principe vragen we geen bijzondere categorieën (zoals gezondheidsgegevens). Als je die spontaan deelt (bv. redelijke aanpassingen), verwerken we dit enkel voor het doel waarvoor je het meedeelt en met passende waarborgen.
4. Hoe verzamelen we je gegevens?
We verkrijgen persoonsgegevens:
a. Rechtstreeks van jou
- wanneer je solliciteert via het Platform (akkoord privacy; opt-in contact latere vacatures);
- wanneer je contact opneemt of chat gebruikt en daarbij identificeerbare info deelt die relevant is voor de procedure.
- Savaco kan AI-tools aanwenden om slimmer en gerichter te werk te gaan en kandidaten, medewerkers en klanten beter te ondersteunen. Zo worden bij de sollicitatie CoPilot aangewend om het gesprek van de kandidaat te transcriberen. De recruiter zal voorafgaand aan het gesprek de toestemming vragen om deze tool te gebruiken.
b. Via derde bronnen (sourcing)
- wanneer we jouw professionele gegevens vinden via publiek beschikbare bronnen (bv. LinkedIn) en je benaderen voor een opportuniteit;
- wanneer iemand binnen Savaco jou aanbeveelt als kandidaat (referral).
In dat geval informeren we je zo snel mogelijk over de verwerking (immediate permission request).
5. Doeleinden en rechtsgronden
We verwerken je persoonsgegevens voor één of meerdere van de volgende doeleinden:
a. Rekrutering en selectie
om je sollicitatie te behandelen, gesprekken te plannen, evaluaties te doen en een beslissing te nemen.
Rechtsgrond: noodzakelijkheid voor precontractuele stappen (GDPR art. 6(1)(b)) en/of gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) om efficiënt te rekruteren.
b. Communicatie tijdens de procedure
praktische opvolging, planning, feedback, administratie.
Rechtsgrond: noodzakelijkheid voor precontractuele stappen (GDPR art. 6(1)(b)) en/of gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) om efficiënt te rekruteren.
c. Talentpool / toekomstige vacatures
om je later te contacteren voor andere passende vacatures.
Rechtsgrond (keuze): toestemming (art. 6(1)(a)) – er wordt kandidaten expliciet om toestemming gevraagd hiervoor bij sollicitatie.
d. Actieve search / sourcing
kandidaten identificeren en benaderen via publieke bronnen.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)).
e. Beveiliging en audit/traceerbaarheid
logging, toegangscontrole, incidentopvolging.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) en/of wettelijke verplichting waar relevant.
f. Geschillenbeheer en juridische verdediging
in geval van betwisting of klacht.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) en/of wettelijke verplichting.
Geaggregeerde analyses
(niet-identificeerbaar)
Gegevens kunnen geanonimiseerd worden gebruikt voor statistieken (bv. doorlooptijden). Geanonimiseerde data is niet langer persoonsgegeven.
6. Met wie delen we je gegevens?
- Wij verkopen of verhuren je persoonsgegevens niet.
- We kunnen je persoonsgegevens delen met:
- Teamtailor als verwerker (platformleverancier);
- IT-/hosting- en e-maildienstverleners die nodig zijn om het Platform en communicatie te laten werken (in opdracht van Savaco);
- interne betrokkenen (HR, hiring manager, interviewpanel) op need-to-know basis;
- professionele adviseurs (juridisch, audit) indien noodzakelijk;
- overheidsinstanties wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.
7. Worden je gegevens buiten de EER verwerkt?
In principe worden persoonsgegevens verwerkt binnen de EU/EER. Als er toch een doorgifte naar een land buiten de EER nodig is, gebeurt dit enkel met passende waarborgen (bv. Standard Contractual Clauses en/of andere wettelijke mechanismen). Je kan documentatie hierover opvragen via de contactgegevens onder punt 12.
8. Hoe lang bewaren we je gegevens?
We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden hierboven.
a. Kandidaten die niet worden aangeworven en hebben aangegeven te willen gecontacteerd worden komen in de talentpool terecht: tot 60 maanden na toestemming, of tot intrekking (aan te duiden via recurrente automatische mailing)/bezwaar;
b. Kandidaten die niet worden aangeworven en niet hebben aangegeven dat we ze voor verdere vacatures mogen contacteren: de gegevens worden na uiterlijk 6 maanden gewist - tenzij expliciet eerder gevraagd;
c. Kandidaten die worden aangeworven: relevante gegevens worden 1 jaar in teamtailor bijgehouden omwille van rapportagedoeleinden en na aanwerving ook overgebracht naar het personeelsdossier volgens HR-bewaartermijnen, tot 5 jaar na uitdiensttreding.
d. Talentpool (toekomstige vacatures): tot 60 maanden na toestemming, of tot intrekking (aan te duiden via recurrente automatische mailing)/bezwaar;
Als je wil dat we je gegevens eerder wissen, kan je dat altijd vragen (zie punt 10).
9. Cookies (Platform)
Wanneer je het Platform gebruikt, kunnen cookies worden geplaatst om:
- de werking te verzekeren,
- de gebruikservaring te verbeteren,
- statistieken te verzamelen.
Je kan cookies uitschakelen via je browserinstellingen, maar dat kan de werking van het Platform beïnvloeden. (Details staan ook in de cookie-informatie van het Platform zelf.)
10. Je rechten
Je hebt, binnen de grenzen van de GDPR, de volgende rechten:
- inzage in je persoonsgegevens
- rectificatie van onjuiste gegevens
- wissing (“recht op vergetelheid”) in bepaalde gevallen
- beperking van verwerking
- bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
- gegevensoverdraagbaarheid waar van toepassing
- intrekking van toestemming
(als verwerking op toestemming steunt)
Je kan je rechten uitoefenen via de contactgegevens onder punt 12. De DPO informeert je schriftelijk binnen één maand na de ontvangst van het verzoek over het gevolg dat aan je verzoek werd gegeven. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken kan die termijn, indien nodig, met twee maanden worden verlengd.
Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:
Er wordt geen geautomatiseerde besluitvorming gebruikt (inclusief profilering) die rechtsgevolgen heeft voor jou, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
11. Wijzigingen
Savaco kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie is beschikbaar via het Platform of onze careersite. We communiceren belangrijke wijzigingen via het Platform of per e-mail.
12. Varia
Als één of meerdere clausules uit deze privacyverklaring door een rechterlijke tussenkomst gedeeltelijk of volledig nietig of niet-bindend wordt verklaard, heeft dit geen enkele invloed op de geldigheid van de overige clausules of op de geldigheid van de gehele privacyverklaring. Als Savaco de bewuste clausule(s) wil wijzigen of vervangen, dient de gewijzigde of nieuwe clausule zo nauw als mogelijk aan te sluiten bij de nietige of niet-bindend verklaarde clausule(s).
13. Contact
Voor vragen, verzoeken of uitoefening van je rechten kan je contact opnemen met:
Savaco nv, privacy@savaco.com, adres: Beneluxpark 19, 8500 Kortrijk of de Data Protection Officer (DPO) van Savaco Advocaat Debruyne BVBA, met kantoor te 8520 Kuurne, Kattestraat 83 ingeschreven in de KBO onder het nummer 0716.662.823.
